Вимірювання успіху в управлінні проєктами: ключові показники ефективності (KPIs)
Керівництво проєктом передбачає дослідження успішності виконання поставлених завдань за допомогою критеріїв. Вимірювання дозволяє дізнатися, чи йде розробка за планом, чи допускаються помилки. Своєчасно виявлені недоліки попереджують ризик провалу. Завдяки ключовим показникам ефективності управління проєктами можна оцінити діяльність команди, процесів та компанії загалом у числовому вираженні. KPIs розподіляються на кілька груп, залежно від результатів, трудоємності, витрат.
Перегляньте також:
- Аграрії Тернопільщини вже засіяли 40% від запланованого
- Офісне приміщення на приватизаційному аукціоні виставляють у Гусятині
Основні KPIs в управлінні проєктами
Серед найважливіших показників виокремлюють:
- Терміни виконання проєкту. KPI демонструє, чи дотримується команда встановленого графіку. За допомогою інструменту можна дізнатися, випереджають, виконують вчасно або відстають від термінів бізнес-процеси.
- Бюджет. Завдяки правильному фінансуванню проєкту можна реалізувати план компанії.
- Якість. KPIs допомагають виявити, наскільки властивості, характеристики та інші ознаки продукту відповідають потребам клієнта.
- Рівень задоволення клієнтів. Лояльність замовника впливає на дохід та авторитет компанії.
Наприклад, KPIs у вимірюванні бюджету сайту інтернет-магазину допомагають визначити дохід на одного відвідувача, коефіцієнт конверсії, вартість залучення і довічну цінність клієнта. За допомогою критеріїв можна збалансувати бюджет.
Як вибрати правильні KPIs для вашого проєкту
Щоб робота команди була ефективною, необхідно підібрати показники управління проєктами, які відповідатимуть специфіці діяльності. Варто орієнтуватися на кілька критеріїв:
- З’ясувати дані про активності й коефіцієнти.
- Зосередитися на кількох ключових параметрах замість того, щоб набирати багато метрик.
- Користуватися якісними й кількісними показниками.
- Визначити необхідність у метриках відповідно до роботи відділів.
- Відстежувати коротко- та довготермінові цілі.
- Вибрати прикладні інструменти.
Щоб уникнути помилок у виборі, варто дотримуватися порад:
- залучати працівників та керівництво;
- добирати KPIs відповідно до мети бізнесу;
- запроваджувати прості метрики, якщо персонал раніше не працював з KPIs;
- чітко формуватилювати звітність.
Варто встановити, наскільки часто буде відбуватися вимірювання.
Використання KPIs для поліпшення процесів управління проєктами
Для визначення загальних показників бізнесу використовують коефіцієнти кількості проданих товарів та послуг, щоб порахувати доходи від продажу, кількість реалізованих додаткових сервісів, конверсію продажів та дзвінків, кількість нових клієнтів та середній показник чека.
Аналіз даних, отриманих від метрик, суттєво покращує управління процесами. Зокрема інструмент мотивує працівників. Кожен член команди усвідомлює, що, доклавши зусиль, може не тільки підвищити показники компанії, а й збільшити власний дохід.
Інтеграція KPIs у системи управління проєктами
Впровадження метрик починається з постановки мети й розроблення стратегії. Наступний етап — підготовка команди, бажано поступова. Досягти позитивного результату інтеграції можливо за умови прийняття співробітниками нововведення. Керівництво та команда спільно добирають KPI. Після цього інструменти впроваджуються у бізнес-процеси компанії.
У відстеженні й аналізі KPI допомагають системи, побудовані на принципі Low-code. Їх перевага — у швидкому старті й можливості адаптувати систему силами співробітників, у яких немає навичок програмування. Витрати на обслуговування програмного забезпечення Low-code мінімальні, а сам інструмент простий та зрозумілий для співробітників.
Висновки
KPIs — дієві інструменти в управлінні проєктами. Завдяки метрикам досягається висока мотивація команди, покращуються показники діяльності компанії, підвищується дохід. Основи управління проєктами передбачають необхідність дотримуватися завдань, які слід вирішити у конкретній компанії. Необхідно грамотно інтегрувати KPIs у бізнес-процеси, пояснивши необхідність цього команді та використовуючи відповідне програмне забезпечення.
